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COME USARE GOOGLE CALENDAR: 10 FUNZIONALITA’ CHE TI RENDERANNO PIU’ PRODUTTIVO

COME USARE GOOGLE CALENDAR: 10 FUNZIONALITA’ CHE TI RENDERANNO PIU’ PRODUTTIVO

COME USARE GOOGLE CALENDAR: 10 FUNZIONALITA’ CHE TI RENDERANNO PIU’ PRODUTTIVO

Google Calendar è un sistema di calendari concepito da Google. Google offre infatti la possibilità di creare più calendari, di condividerli e importarli da altri servizi online (Yahoo! Calendar, MSN Calendar, ecc.) o sul computer (iCal, Outlook, ecc.). Google Calendar è parte integrante dell’account Google e si integra con gli tanti altri servizi.

Google Calendar può essere considerata come un’agenda sulla quale inserire degli eventi. Può essere utilizzato come agenda personale (calendario privato), come agenda aziendale (calendario pubblico) o come agenda di una società o di un gruppo di perosne (ad esempio un’aula o un campo da tennis).

Il creatore del calendario può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi è autorizzato a inserire eventi e chi è autorizzato ad amministrarlo.

Una volta creato un evento è possibile inviare l’invito a partecipare ad altre persone. L’invito consiste in un’email, ma se i destinatari sono a loro volta iscritti a Google Calendar la richiesta apparirà anche all’interno del loro calendario personale. Se l’invito viene accettato, l’evento si inserisce nell’agenda dell’invitato.

Più eventi hai su Google Calendar, più può sembrare complicato utilizzarlo. Fortunatamente sono state implementate delle nuove funzionalità che lo rendono molto più semplice da organizzare.

10 funzionalità di Google Calendar che ti renderanno più produttivo

  1. Crea nuovi calendari per ogni aspetto della tua vita

Puoi aggiungere molteplici calendari per ogni parte della tua vita.

  1. Programma delle riunioni di gruppo

Hai mai avuto il bisogno di organizzare un meeting con più persone che hanno un calendario già abbastanza saturo? Può essere abbastanza frustrante cercare di capire quando sono tutti liberi. Grazie a Dio, Google Calendar ha due funzionalità che risolvono questo problema: “suggested times” o “find a time”.

  1. Nascondi i dettagli dei tuoi eventi

Imposta il tuo evento come privato, per tenere nascosti i dettagli di un evento: come il nome, i partecipanti, gli allegati e così via.

  1. Aggiungi allegati

Durante i meeting, può sempre essere utile avere sotto mano un documento importante. Per fare in modo che tutti i partecipanti al meeting abbiano il materiale necessario, con Google Calendar puoi allegare i documenti direttamente all’evento della riunione.

  1. Attiva i fusi orari

Lavori con dei colleghi che vivono in altre parti del mondo? Può essere complicato trovare un orario per programmare un meeting con loro. Fortunatamente, puoi grazie alla funzionalità “World Clock” nelle impostazioni del tuo Google Calendar.

World clock setting in Google Calendar with three time zones listed

 

  1. Attiva le ore di lavoro

Se hai un orario di lavoro poco convenzionale, grazie alla funzionalità “Working Hours” puoi avvisare le persone che cercano di coinvolgerti in un meeting se rientra nelle tue ore lavorative.

Working hours feature

  1. Crea un calendario di gruppo

Puoi creare un calendario a cui possono accedere tutti i membri della tua organizzazione oppure solo un sottoinsieme di utenti. Ad esempio, potresti creare un calendario di gruppo per eventi come le ferie del team e le riunioni di routine.

  1. Aggiungi un luogo d’incontro

Con Google Calendar puoi impostare una località precisa per un meeting o un appuntamento.

Field in Google Calendar event for where the event will take place

  1. Cambia l’orario del promemoria

Con Google Calendar puoi impostare quanti minuti prima vuoi essere avvisato per un dato evento.

  1. Accesso da computer portatile, tablet o telefono

Visualizza e modifica gli eventi del tuo calendario da telefono o tablet. Puoi utilizzare le app di Google ottimizzate per i dispositivi mobili o sincronizzati con il calendario incorporato nel telefono.

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